Laporan Kas

Apanya yang anda lakukan dan apa yang dibutuhkan ?…

• Bila anda mengeluarkan chek/giro untuk pembayaran suatu transaksi artinya proses sudah selesai.
• Bila mencatat penerimaan kas berarti juga proses sudah selesai. 

Kenapa dikatakan selesai?… Jawabnya sederhana, yaitu karena untuk melakukan pembayaran tersebut anda harus teliti dulu semua dokumen yang terkait dengan hal itu. Bila itu anda lakuan sesudah pembayaran artinya anda telah melakukan kekeliruan. Kenapa untuk transaksi-transaksi yang sudah selesai masih memerlukan pemeriksaan dan waktu tunggu untuk dilaporkan ?…

Berbagai alasan telah saya peroleh, namun umumnya alasan tersebut hanya sebuah trik untuk menutupi ketidakmampuan mereka. Kelalaian mereka sering terjadi dalam menggunakan media yang  sering tidak sesuai, sehingga timbul kesalahan yang menyebabkan timbul masalah. Itulah yang sering membuat proses menjadi lama.

Saya banyak melihat laporan kas bercampur aduk dengan laporan lainnya khususnya yang terkait seperti pembelian, penjualan, hutang dll. , sehingga bila diminta laporan kas juga akan diperoleh informasi pembelian, informasi penjualan informasi piutang, hutang dll. Yang perlu saya pertanyakan kalau melihat begitu, yang menerima laporan berfikirnya kemana?…

Dalam hal informasi Data dan Informasi berbeda tipis. Namun yang pasti Informasi adalah bentuk serdehana dari data karena informasi itu adalah hasil pengolahan data. Semua data tersebut punya keterkaitan dengan yang lainnya. Disini kita harus membuat batasan agar informasi yang dibutuhkan saja yang ditampilkan.

Pada perusahaan menengah dan besar, semua transaksi dilakukan melalu Bank. Artinya semua catatan mengenai Kas dicatat dan dilaporkan oleh Bank, namun permasalahannya Laporan yang diberikan Bank hanya memenuhi kebutuhan pihak bank dan disampaikan ke perusahaan dalam waktu relatif lama tgl 15 s/d 20 setiap Bulannya.  Dalam kasus tertentu perusahaan masih dapat menghubungi Bank misalnya informasi mengenai saldo, tapi apakah setiap saat perusahaan akan menanyakan hal tersebut. Kalau banyak perusahaan bersikap begitu berapa yang dapat dilayani oleh Bank.

Untuk memahami mari kita coba meinventarisasi kebutuhan mengenai kas pada periode tertentu :

• Berapa penerimaan kas 
• Berapa penerimaan tunai
• Berapa pengeluaran kas
• Berapa Pembayaran tunai
• Berapa cheque/Giro ditangan
• Berapa Cheque/Giro Dalam peredaran
• Melalui rekening mana penerimaan kas
• Melalui rekening mana kas diterima
• Kepada siapa dibayarkan
• Untuk apa dibayarkan
• Dari transaksi apa diterima
• Kapa transaksi terjadi
• Kapan informasi dibutuhkan
• Dll.

Dapat ditemukan, beberapa kebutuhan tersebut di atas tidak dapat dipenuhi oleh Laporan Bank, karena itu perusahaan harus menutup kekurangan laporan yang diperoleh dari bank tersebut.

Laporan utama dari Kas adalah Laporan Aliran Kas yang sering disebut Chash Flow. Sebutan itu adalah nama dalam bahasa Inggris namun banyak orang lebih suka menggunakannya karena lebih simple dan bahkan lebih dipahami.

Agar lebih jelas kita buat batasan :

Laporan aliran kas adalah laporan Kas masuk, keluar serta perpindahan dari satu rekening kas ke rekening kas lannya.

Dari Laporan Aliran Kas diperoleh Informasi :

1. Tanggal Efektif  adalah tanggal terjadinya transaksi. perlu dikoreksi dan disesuaikan dengan laporan bank (Rekening Koran).
2. Nomor Voucher adalah nomor identifikasi voucher transaksi kas. Nomor urut akan terilhat acak karena laporan cashflow didasarkan pada tanggal efektif.
3. Tanggal Voucher adalah tanggal pencatatan/pembuatan Voucher 
4. ChkGiro adalah nomor cheque/Bilyed Giro yang digunakan (dapat berisi keterangan lain seperti tunai, KU : Kiriman Uang dll.)
5. Debitur/Kreditur adalah informasi dari siapa/kepada siapa transaksi tersebut
6. Debit Jumlah penerimaan kas
7. Kredit Jumlah pengeluaran Kas
8. Keterangan adalah informasi singkat yang menjelaskan untuk apa kas tersebut.
9. Selisih total Kolom debi dan Total Kredit menunjukan Surplus/Defisit pada Transaksi Kas

Cashflow adalah informasi kas menurut catatan Perusahaan.  Tampilkan Cash Flow dapat ditentukan berdasarkan perioda tertentu, Debitur/Kreditur tertentu  dan rekening kas tertentu.  Cashflow rekening kas  pada Bank tertentu perioda bulanan harus dibandingkan dengan catatan Bank terkait untuk menemukan (Rekonsiliasi Bank):

1. Cheqe/Giro Dalam peredaran ( sudah dicatat oleh perusahaan namun belum dicatat oleh bank)
2. Perbedaan-perbedaan catatan bank dengan catatan perusahaan. Umumnya tidak signifikan
3. dll.

Pada Aplikasi yang saya susun anda hanya perlu menyesuaikan tanggal efektif pada lembara kerja excel selanjutnya sistem akan melakukan perubahan sesuai penyesuaian tanggal yang anda  lakukan tersebut.

Untuk informasi yang lebih spesifik digunakan bentuk laporan yang lain seperti pernerimaan kas, pengeluaran kas dll…. Semua laporan disusun dan diolah oleh komputer langsung dari data transaksi sehingga setiap transaksi kas yang dicatat ke sistem komputer langsung merupakan elemen dari laporan Kas yang divisual atau prin-out.