Traksaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti faktur atau nota penjualan atau kwitansi dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai uang saja yang dicatat dalam akuntansi.
Jadi yang dimaksud transaksi dalam akuntansi dalam arti yang spesifik yaitu transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Karena hal tersebut yang disebut dokumen transaksi dalam akuntansi adalah dokumen transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Ini adalah satu perbedaan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen, dimana transaksi dalam sistem informasi manajemen adalah semua kejadian yang melibatkan unser lingkungan baik yang berpengaruh maupun tidak berpengaruh terhadap posisi keuangan.
Pada perusahaan besar yang transaksinya dalam jumlah besar terutama pada transaksi pembelian, perlu dilakukan pengawasan, pemeriksaan baik terahadap kwantitas maupun kwalitas. Untuk setiap pembelian dibuatkan surat permintaan pembelian (Purchase Request) selanjutnya Order pembelian (Purchase Order). Sampai disini belum ada transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan dengan demikian dua dokumen tersebut tersebut adalah dokumen akuntansi yang tidak termasuk dalam bukti transaksi. Dokumen tersebut berfungsi hanya sebagai dikumen referensi.
Dalam proses penerimaan barang/jasa dibuatkan “Surat Bukti Penerimaan” atau apapun nama nya sesuai dengan barang atau jasa yang diterima bisa juga “Berita Acara Penerimaan” yang memuat informasi tentang kwantitas dan kwalitas serta menunjukan identifikasi dokumen pengantar supplier dan identifikasi dokument pembelian. Surat bukti penerimaan menunjukan pengaruhnya terhadap posisi keuangan, yaitu penambahan terhadap aset atau biaya. Surat bukti penerimaan ini adalah dokumen akuntansi yang tergolong bukti transaksi.
Hal yang spesifik dalam membuat bukti transaksi adalah bahwa setiap membuat bukti transaksi dengan sistem komputer, pada saat itu data tersimpan dalam sistem komputer. Data yang tersimpan tersebut selanjutnya diolah oleh sistem komputer menjadi informasi yang berguna. Tidak demikian halnya dengan sistem akuntansi manual dimana data dicatat secara berulangkali dari bukti transaksi sehingga menimbulkan kesan bahwa akuntansi itu sulit dan membuat jenuh.
Jurnal adalah catatan secara sistematis dan kronologis dari transaksi-transaksi finansial dengan menyebutkan perkiraan yang akan didebet dan dikredit, jumlah dan keterangan ringkas. Jurnal merupakan catatan transaksi finansial yang pertama karena itu disebut juga sebagai catatan yang asli (book of original entry). Banyak ragu dengan pernyataan ini kenapa yang pertama, termasuk saya sendiri juga demikian. Selanjutnya saya menarik kesimpulan bahwa jurnal ini adalah sumber informasi untuk berbagai keperluan dalam proses akuntansi khususnya.
Jurnal mempunyai 3 fungsi yaitu fungsi percatatan, fungsi historis dan fungsi analisis.
Terdapat Bermacam-macam Bentuk Jurnal yang dapat dipakai oleh perusahaan. Bentuk standar jurnal 2 kolom adalah bentuk yang umum digunakan digambarkan sbb:
Hal : 001
Tgl | NomorBukti | Keterangan | Ref | Debit | Kredit |
Jan 12 | 001 | Kas | 111 | 9.000.000,- |
|
|
| Modal | 301 |
| 9.000.000,- |
|
|
|
|
|
|
Posting adalah pemindahan dari buku jurnal ke buku besar. Pada system akuntansi komputer Buku Jurnal dan posting posting dilakukan secara automatics oleh komputer (auto Posting). Walaupun tidak mutlak, seorang data entry sebaiknya menguasai proses posting yang dilakukan oleh komputer agar bila terjadi kegagalan akan mudah menelusuri kesalahan yang terjadi.
Metode mengerjakan Jurnal dan Posting
Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mencatat Jurnal jurnal dan posting. Cara berikut adalah salah satu teknik yang hanya dapat dilakukan dengan dukungan system komputer yang terintegrasi.
Posting dilakukan langsung dari file transaksi ke rekening-rekening buku pembantu dan lansung diprint-out ke buku besar. Bukti transaksi terlebih dahulu diproses/dientry ke system komputer sebelum diserahkan ke bagian akuntansi.
System komputer dapat menggantikan sebagian besar pekerjaan akuntansi sehingga personal hanya meng-entry/Mencatat data transaksi sekaligus mengasilkan bukti transaksi selanjutnya Jurnal, Laporan, posting ke buku besar dan buku pembantu sampai pembuatan neraca, neraca saldo, rugilaba, perubahan modal serta analisanya dikerjakan oleh komputer.
Proses pencatatan data jurnal pada system akuntansi komputer juga bervariasi tergantung pada prosedure dan metode serta tingkat integrated system yang diterapkan oleh pembuat program aplikasi tersebut. Banyak program aplikasi accounting siap pakai diperjual belikan seperti program aplikasi akuntansi komputer yang dikenal secara luas di dunia akuntansi adalah Dac Easy Accounting, MYOB, MAS dll, namun banyak perusahaan tidak dapat menggunakan program aplikasi tersebut karena beberapa hal, antara lain masalah standarisasi, tingkat kebutuhan perusahaan terhadap informassi yang berbeda dll. Dac Easy Accounting menggunakan standarisasi negara pembuatnya (Amerika). MAS adalah product local namun apa yang terdapat dalam aplikasi banyak tidak tidak dapat mengaplikasikannya karena berbagai alasan. Untuk itu banyak perusahaan membuat program aplikasi sendiri sesuai dengan system akuntansi yang diterapkan di perusahaannya.
Dengan program ini tugas operator hanya mencatat transaksi yang terintegrasi dengan subs system lain, selanjutnya komputer akan mengolahnya sampai kesasaran akhir laporan keuangan yaitu neraca, laporan rugi laba dan laporan perubahan modal serta analisanya.
Jurnal Khusus :
Pada perusahaan besar ternyata transaksi-transaksi yang sama terjadi berulangkali sehingga tidak efektif lagi bila dicatat setiap hari ke dalam jurnal umum. Untuk menghadapi hal tersebut, dilakukan penyesuaian bentuk Jurnal disesuaikan dengan kebutuhan.
Pada jurnal khusus transaksi yang sama dalam perioda tertentu dapat dijurnal satu kali saja. Jurnal khusus memiliki kontrol intern yang lebih baik karena transaksi telah dikelompokan, dan memungkinkan pembagian tugas sehingga terjadi spesialisasi pekerjaan.
Macam-macam jurnal umum dan jumlah kolom jurnal disesuaikan dengan kebutuhan namun umumnya jurnal umum terdiri dari :
Jurnal Kas, dapat dibagi atas jurnal penerimaan kas untuk mencatat penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas untuk mencatat pengeluaran kas.
- Jurnal Penjualan, untuk mencatat penjualan kredit. Penjualan tunai merupakan bagian dari jurnal Kas.
- Jurnal Pembelian, untuk mencatat pembelian kredit, pembelian tunai merupakan bagian dari jurnal kas.
- Jurnal Memorial (Jurnal Umum) untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dikelompokan pada jurnal-jurnal khusus di atas misalnya ayat penyesuaian, biaya/beban penyusutan, pendapat/biaya bunga, pendapatan/kerugian kurs. Dll.
Neraca lajur dan ayat penutup
Neraca lajur tidak diperlukan Pada system akuntansi komputer, karena semua proses penyusunan laporan keuangan (Laporan Rugi laba, Neraca, Perubahan modal serta analisanya) dapat dilakukanh oleh komputer.
Pada sistem akuntansi manual, untuk mempermudah menyusunan laporan keuangan dibuat tabel untuk mencatat, meyesuaikan, menggolongkan saldo perkiraan-perkiraan buku besar yang disebut Neraca lajur (work sheet).
